Veel gestelde vragen

Naast consulten kan je ook (privé)afspraken in de agenda zetten. Standaard staan er in Evry al een aantal afspraaksoorten. Je kan ook zelf afspraaksoorten toevoegen.
Om een nieuwe afspraaksoort aan te maken ga je naar het onderdeel “stamgegevens”, “Soorten afspraak”. Druk op “nieuw” om een nieuwe afspraaksoort aan te maken. Vul vervolgens de naam in van de gewenste afspraaksoort en sluit af met “OK”.

Het aanmaken van nieuwe consultonderwerpen gaat via het onderdeel “stamgegevens”, “Consultonderwerpen. Druk op “Haal naam en code uit prestatiecodelijst” om een nieuwe prestatiecode toe te voegen. Kies vervolgens een prestatiecode en druk op “OK” om deze toe te voegen. Geef vervolgens de tijdsduur en grootboekrekening aan. Je kan deze nu gebruiken in het cliëntendossier.

Een consult in je declaratie kan afgekeurd worden met de volgende reden: 8325 – Prestatie is niet toegestaan zonder voorgaande prestatie. Daarmee wordt bedoeld dat je blijkbaar eerst een andere prestatiecode in had moeten dienen.

Voeg artsen/relaties toe aan Evry om deze te kunnen selecteren bij het invoeren van de verwijzing en het versturen van rapportages.

Nadat een systeemcertificaat is geïnstalleerd/vernieuwd dien je deze voor jezelf te back-uppen. Voor het maken van de back-up heeft vecozo diverse handleidingen.

Om een back-up van het systeemcertificaat op de eigen computer te installeren, dien je het opgeslagen back-up bestand (*.p12 of *.pfx) van het certificaat in bezit te hebben en het wachtwoord te weten.

Om een back-up van het systeemcertificaat op de EvryOnline werkplek te installeren, dien je het opgeslagen back-up bestand (*.p12 of *.pfx) van het certificaat op de server neer te zetten en in Evry op het Certificaten Status scherm te importeren.

In Evry is er een de mogelijkheid om een cliënt te exporteren. Dit is een handige manier om cliënt gegevens over te dragen aan iemand anders die ook Evry gebruikt.

Om een Tanita weegschaal te koppelen, heb je alleen de juiste kabel nodig.
Er zijn 2 soorten kabels, kijk in de handleiding van je weegschaal welke je nodig hebt, of neem contact op met Tanita.
– RS232 naar USB.
– USB A naar USB B.

Deze kabels worden standaard niet meegeleverd en zijn verkrijgbaar bij Tanita of een computerwinkel.

Om de tekst aan te passen kun je een lijst opvragen met allerlei mogelijkheden welke je kunt gebruiken. Vervolgens kun je in Evry deze tekst gaan aanpassen.

Om voor de directe toegankelijkheid te kunnen declareren dien je een paar stappen te volgen. Deze staan hier beschreven.

Standaard worden alle mails die vanuit Evry via onbeveiligde mail gestuurd vanuit het e-mailadres zoals ingesteld in de stamgegevens, tabblad “Email”, onder de knop “E-mail instellen”.

Wanneer je je ontvangsten gaat verwerken in Evry, kun je duidelijk in je declaratie overzicht zien welke declaraties nog betaald moeten worden.

Voor een instructie hoe je de betalingen kunt verwerken in Evry, klik op onderstaande link:
https://www.evry.nl/hulpwebsite/index.php?searchString=betaling&video=28

Tanita weegschalen welke met een SD-kaart werken, kunnen ook door Evry ingelezen worden door de SD-kaart te koppelen aan de computer. Hierdoor hoef je geen gegevens meer over te typen.

In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe het declareren in Evry gaat, en waar je specifiek op moet letten.

In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe je de snelkoppeling van EvryOnline op je computer installeert wanneer je op de EvryOnline Werkplek werkt.
In deze handleiding wordt gesproken over een EvryOnline gebruikersnaam, wachtwoord en office pakket. Deze gegevens vind je terug in de email die naar de praktijkeigenaar is verstuurd.

Wanneer je een abonnement hebt afgesloten bij een PREM bureau kan je deze koppelen aan Evry.
Vanuit Evry kan je een verzoek tot uitnodiging versturen naar het PREM bureau (klanttevredenheidsonderzoeksbureau).

Er zijn twee vormen van crediteren, crediteren naar de verzekeraar (omdat een bedrag onterecht gedeclareerd en betaald is) of crediteren in de eigen administratie (omdat een declaratie afgewezen is). Voor het onterecht wel betaalde consult hebben we hier een uitgebreide uitleg. Voor de afgewezen declaratie gebruik je bij de openstaande declaraties de knop “deels crediteren” als een deel afgewezen, of “geheel crediteren” als alles afgewezen is.

Het voedingsberekeningsprogramma van Evry is aangevuld met de voedingswaarden van medische voedingen, zoals deze in de webwinkel van Sorgente staan vermeld.

Wij werken met de TeamViewer software om met je mee te kunnen kijken. Download en open het TeamViewer programma met de link hieronder en geef je “ID en wachtwoord” aan ons door.

Hulp op afstand downloaden

Om de Tanita MC-580 te gebruiken met Evry, dien je deze in een speciale “modus” te zetten. Lees in de handleiding hieronder hoe dit moet.

Open hier de handleiding

Klik aan de linkerkant bij “onderdeel” op “cliënt”.
Klik vervolgens op “nieuwe cliënt” om een nieuwe cliënt in te voeren.

Iedere cliënt die voor de eerste keer een consult heeft dient zich eenmalig te legitimeren. Dit geldt voor alle cliënten. In Evry kan je aangeven of en hoe een cliënt zich gelegitimeerd heeft

Na het invoeren van de cliënt, krijgt deze in eerste instantie cliënt nummer 0. Dit betekent dat alle ingevoerde gegevens van deze cliënt nog niet zijn opgeslagen. Om de ingevoerde gegevens daadwerkelijk op te slaan druk je onderaan in Evry op de knop “OK”

In Evry voer je drie verschillende soorten tarieven in:

1. De tarieven die op een cliëntfactuur komen te staan
2. De tarieven die je mag declareren naar een verzameldebiteur
3. De tarieven die je mag declareren naar de verzekeraar

Opzeggingen kunnen worden doorgegeven via het HCI klantportaal. Klik hier om naar het HCI klantportaal te gaan.
Opzeggen kan per eerstvolgende abonnementsverlenging, rekening houdend met een volledige kalendermaand opzegtermijn.

Zie uitgebreide uitleg.

Voor iedere zorgverlener binnen je praktijk heb je een licentie voor Evry nodig. Werken er bijvoorbeeld 10 parttimers in je praktijk, dan vul je 10 zorgverleners in.

De online werkplekken zijn optioneel, je kan er ook voor kiezen om Evry op je eigen computer/netwerk/server te plaatsen. Kies je voor onze beveiligde online werkplekken (op servers in Nederland), dan kan je er voor kiezen om werkplekken te delen of voor iedereen een werkplek te nemen.

Evry zoekt automatisch naar een geldig Vecozo systeem certificaat en koppelt deze aan Evry zodat alle gebruikers deze kunnen gebruiken. Je hoeft het dus niet zelf te “koppelen” aan Evry. Je moet het certificaat wel installeren daar waar je gebruik maakt van Evry.
Werk je met EvryOnline en staat het certificaat op je eigen computer, lees dan verder.

Je kunt op ieder moment een extra gebruikerslicentie en/of werkplek aanvragen. Deze is weer op te zeggen per eerstvolgende abonnementsverlenging van je huidige abonnement.

Het installeren of vernieuwen van een Vecozo systeemcertificaat dient te gebeuren op de eigen computer of op de EvryOnline server. Als je met EvryOnline werkt, dan is het verstandig om het verlengen op de server te doen. Dan staat daarna het certificaat direct gekoppeld aan Evry.

Het is prima mogelijk om zelf je computer afdoende te beveiligen zodat je werkt in overeenstemming met de AVG regels. Wil je echter niet zelf uitzoeken wat je daar allemaal voor moet doen, en verantwoordelijk zijn voor de noodzakelijke backups en gegevens bescherming? Kies dan voor het gemak en de beveiliging van een online werkplek.

Wanneer je kiest voor een online werkplek, zijn ook al je gegevens veilig en staan er geen privacygevoelige gegevens op je computer. Laptop kapot of kwijt? Geen probleem, alle gegevens staan veilig op EvryOnline. Met een andere laptop werk je direct weer verder waar je gebleven was. En geen datalek, want er staat geen data op je laptop!

Uiteindelijk zul je als praktijk zelf moeten zorgen dat je handelt volgens de regels in de AVG. Maar Evry biedt je alle tools om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken. Met Evry kan je eenvoudig voldoen aan de AVG, denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden voor het veilig inloggen (wachtwoordeisen en de zogenaamde two-factor-authenticatie), maar ook aan de mogelijkheid om een dossier te verwijderen en een dossier te exporteren, zowel ter inzage voor de cliënt als in een machine leesbaar formaat voor het recht op data portabiliteit.

Neem je EvryOnline er bij, dan nemen wij ook nog een flink stuk van je (data)beveiliging uit handen: Nooit meer bestanden op je PC, maar alles veilig op de online werkplek, inclusief backups.

De volgende modellen zijn vanuit Evry aan te sturen: SC-240, DC-240, SC-330, DC-360, DC-430, MC-580 en MC-780.

Je levert jaarlijks je administratie aan bij je boekhouder. Je kunt verschillende overzichten uit Evry halen voor je boekhouder. In veruit de meeste gevallen zijn de volgende 2 overzichten voldoende.

Als de gehele declaratie door de verzekeraar is afgewezen, gebruik je “geheel crediteren” om aan te geven dat er niets wordt betaald. Alle ingediende consulten worden weer uit de declaratie vrijgegeven, zodat je het probleem waardoor het is afgekeurd kan oplossen en daarna kun je alles weer opnieuw in een nieuwe declaratie indienen.

Je kan Evry op één computer (Windows) installeren. Wil je op meer apparaten gelijktijdig kunnen werken met Evry, dan kan je kiezen voor één of meerdere online werkplekken. Wil je met en Mac werken met Evry, kijk dan hier voor de mogelijkheden.

Overstappen gaat snel en gemakkelijk! Wij voeren, indien mogelijk, altijd eerst geheel vrijblijvend een proefimport uit zodat je de software kunt ervaren met je eigen cliënten er in, daarna beslis je zelf of en wanneer je wilt overstappen.

Als slechts een deel van de declaratie betaald is, gebruik je “deels crediteren” om aan te geven wat wel betaald is en wat niet.

Introductie: Wat is GLI?
Een gecombineerde leefstijlinterventie (GLI) is zorg die gericht is op gedragsverandering om een gezonde leefstijl te bereiken en te behouden. Een GLI bestaat uit zowel groepsbijeenkomsten als individuele contacten gedurende een periode van 2 jaar. Er zijn 1 à 2 individuele contacten met de zorgverlener die de GLI geeft en gemiddeld 12 groepsbijeenkomsten (dit kan per programma verschillen).

Evry krijgt van Vecozo de melding dat je niet geauthenticeerd bent. Wat houdt deze melding in?

Evry krijgt van Vecozo de melding dat je niet geautoriseerd bent. Er is blijkbaar iets niet goed geregeld met je systeemcertificaat van Vecozo.

Vecozo gaat hun diensten verder afschermen waardoor je alleen vanaf bepaalde internetverbindingen welke je doorgeeft aan Vecozo, hun diensten kunt gebruiken. Of je wat moet doen hiervoor, om met Evry de diensten van Vecozo te kunnen blijven gebruiken, kun je hier lezen.

Zilveren Kruis heeft een vergoeding uit de aanvullende verzekering voor voedingsvoorlichting. Met voedingsvoorlichting bedoelen ze voorlichting en advies zonder medisch doel over voeding en eetgewoonten. Om voor een vergoeding in aanmerking te komen, dient er sprake te zijn van de diagnose ‘Te hoog gewicht bij volwassenen BMI 25 < 30 (code 0086)’ bij de client.

Besluit je om Evry te blijven gebruiken na de proefmaand, dan blijven alle ingevoerde gegevens gewoon bewaard. Je kan dus gerust tijd besteden aan het perfect inrichten van Evry voor jouw praktijk (denk bijv. aan sjablonen voor rapportages).

Met inboeken geef je aan dat je een bedrag ontvangen hebt. Met afboeken geef je aan een bedrag niet meer te zullen ontvangen, maar er verder ook niet meer achter aan te gaan.

In Evry kunnen er meerdere statussen worden aangemaakt waaronder cliënten kunnen worden ingedeeld. Deze statussen kunnen worden beheerd onder ‘stamgegevens’ onder het tabblad ‘soorten status’.

Voor een handleiding (pdf) over de werking van WeSeeDo kun je hier klikken.

Contact leggen met de helpdesk kan op meerdere manieren.

Opzeggingen kunnen worden doorgegeven per mail onder vermelding van je debiteurnummer en je praktijknaam. Opzeggen kan per eerstvolgende abonnementsverlenging.

Om een COV check te doen of te declareren naar een verzekeraar, heb je een systeemcertificaat nodig. Een systeemcertificaat dien je aan te vragen op de website van Vecozo.

Werk je met Windows, dan kan je standaard niet meer kopiëren/plakken op EvryOnline. Microsoft heeft met een update van Windows deze optie standaard uitgeschakeld. Je dient hiervoor de optie “klembord” aan te vinken als je gaat inloggen op EvryOnline.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Eerste consult moet een anamnese consult zijn”.
Deze melding betekent meestal dat de startdatum onder het tabblad “zorgtraject EI” niet overeenkomt met de datum van het intake consult.
De startdatum van een zorgtraject moet altijd de datum zijn van het 1e consult. Het 1e consult moet altijd een intake consult zijn.

In het controlescherm kan je de melding krijgen “geen tarief bij verzameldebiteur ingevoerd”. Controleer onder “stamgegevens”, “verzameldebiteuren” of je daar een tarief voor de desbetreffende prestatiecode hebt ingevoerd. Er wordt soms de fout gemaakt door onder “stamgegevens”, “tarieven” het tarief in te voeren. Dit is echter het tarief van een client factuur en niet de verzameldebiteur.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Starttijd van toeslag-consult moet gelijk zijn aan die van bijbehorend consult”. Dit betekent dat de uittoeslag niet dezelfde starttijd heeft als het bijbehorende consult.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: Voer COV uit. Dit betekent dat er voor het getoonde consult nog geen COV check is gedaan. Ga naar de client, en klik op het tabblad “overzicht” COV om een COV check te doen. Vergeet niet om op “overnemen” te klikken om de “gewijzigde” gegevens over te nemen.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Toeslag-consult heeft geen bijbehorend consult in deze declaratie”. Dit betekent dat je of een toeslag consult hebt zonder bijbehorend consult (het is niet toegestaan om een losse uittoeslag in te dienen). Of dat je een toeslagconsult hebt met een bijbehorend consult hebt dat niet is toegestaan. Denk bijvoorbeeld aan een intake consult zonder verwijzing met een toeslag consult. Diverse verzekeraars keuren een intake zonder verwijzing met een toeslag consult af. Dat wil zeggen dat de intake wel wordt vergoed, maar de uittoeslag niet. Een intake met verwijzing en een uittoeslag is wel toegestaan.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: Inactieve verzekeraar of geen tarief ingevoerd. Dit kan meerdere oorzaken hebben.
– Tarieven van de verzekeraars zijn nog niet gesynchroniseerd.
– Tarief dient handmatig toegevoegd te worden.
– Er is nog geen COV check gedaan, en de verzekeraarsgegevens bij de client zijn onjuist.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Niet verschenen?”. Dit betekent dat je bij het desbetreffende consult niet hebt aangegeven dat de client is verschenen.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: Ongeldige verwijzer. Dit betekent dat er ongeldige combinatie is van prestatiecode en verwijzer.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Stel identiteit vast. Dit betekent dat in Evry niet nog niet de identificatie van de client is geregistreerd.

Om te kunnen declareren naar het CAK voor de “SOV of OVV” dient je bij de client de nationaliteit vast te stellen. Ga naar de client en klik rechts op “Wijzig persoonsge.”. Kies bij “Nationaliteit” de nationaliteit van de client.

Wat is een zorgtraject?
Een zorgtraject is de behandelperiode voor een bepaalde diagnose. Het vormt als het ware een “container” waarin de behandeling staan die bij elkaar horen bij één bepaalde diagnose.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Vul de AGB code van de gebruiker”. Dit betekent dat de AGB code van de gebruiker niet gevuld is.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Totaal aantal minuten moet een veelvoud van 15 zijn”. Dit betekent dat je bij een consult bij “duur consult” een waar hebt ingevuld die niet deelbaar is door 15. Om te kunnen declareren naar een verzekeraar dient een consult altijd een veelvoud te zijn van 15 (15,30,45,60 etc.).

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Geen tarief ingevoerd”. Dit betekent dat er voor de client factuur voor de desbetreffende client factuur geen tarief is ingevoerd.
– Ga naar “Stamgegevens”, “Tarieven”.
– Vul hier per prestatiecode het gewenste tarief in.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Geen verwijzing op xx-xx-xxxx aanwezig. Dit betekent dat er op de aangeven datum geen verwijzing is ingevuld. Ga naar de client, en pas onder het tabblad verwijzing, de verwijsdatum aan, of onder het consult, de consultdatum.

In het controlescherm kan je de melding krijgen: “Selecteer een gecodeerde eigen diagnose 1”. Dit betekent dat je bij de verwijzing van de client het veld:  “Eigen diagnose 1” niet hebt ingevuld.

Via Zorgmail kan je beveiligt communiceren met zorgverleners en cliënten.
– Ga in Evry naar “Stamgegevens”, “Zorgmail”.
– Vul hier je zorgmail nummer en wachtwoord in.
– Herstart Evry.
– Ga naar stamgegevens “Email” en klik op “E-mail instellen”.
– Vink de optie aan “Secure e-mail van Zorgmail gebruiken”.

Wanneer je bij Zivver een abonnement hebt met de module “Mail submission” kan je deze koppelen aan Evry. Je kan dan vanuit Evry beveiligde berichten versturen naar zorgverleners en cliënten.

In Evry kan je onder “Stamgegevens”, “Email”, “Email instellen” je e-mail instellen voor de volgende opties:
– Zorgmail
– Zivver
– OAuth2 Outlook
– OAuth2 Gmail
– SMTP

Wanneer je probeert in te loggen op EvryOnline kan je de melding krijgen: “De verbinding wordt geweigerd omdat het gebruikersaccount niet is geautoriseerd voor externe aanmelding”, betekent dit dat je bij het downloaden van de RDP snelkoppeling voor het verkeerde office pakket hebt gekozen.

Wanneer je probeert in te loggen op EvryOnline kan je na het invoeren van je wachtwoord de melding krijgen: “De aanmeldingspoging is mislukt”. Dit betekent dat het ingevoerde wachtwoord onjuist is.

Zorgmail
Met zorgmail kan je communiceren met zorgverleners via Zorgmail berichten (ook wel EDIFACT genoemd).
Daarnaast kan je communiceren met zorgverleners en cliënten via “Secure E-mail”.

Zivver
Met Zivver kan je alleen secure e-mail berichten versturen.

Zorgdomein
Zorgdomein wordt vooral gebruikt voor het versturen van verwijzingen.
Je kan wel communiceren met zorgverleners, maar niet met cliënten.

Indien je gebruik maakt van een Mac kan Evry helaas geen koppeling maken met de Tanita. Er kan wel gewerkt worden met de mogelijkheid van een SD-kaart, mits je weegschaal over een SD-kaart mogelijkheid beschikt.