Stappenplan GLI gebruiken in Evry

Introductie: Wat is GLI?
Een gecombineerde leefstijlinterventie (GLI) is zorg die gericht is op gedragsverandering om een gezonde leefstijl te bereiken en te behouden. Een GLI bestaat uit zowel groepsbijeenkomsten als
individuele contacten gedurende een periode van 2 jaar. Er zijn 1 à 2 individuele contacten met de zorgverlener die de GLI geeft en gemiddeld 12 groepsbijeenkomsten (dit kan per programma verschillen). Verzekerden met een BMI vanaf 25 én een verhoogd risico op hart- en vaatziekten of een verhoogd risico op diabetes 2 komen in aanmerking voor GLI, evenals verzekerden met een BMI
vanaf 30. Voor GLI is een verwijzing van de huisarts of specialist noodzakelijk.

Er zijn 3 programma’s welke erkend worden door het RIVM Centrum Gezond Leven en Zorginstituut Nederland:

CooL
SLIMMER
De Beweegkuur

Niet elke verzekeraar vergoed elk van deze programma’s.

Vooraf: Consultonderwerpen, tarieven en artsen toevoegen

Consultonderwerpen
Voor we beginnen is het belangrijk dat de juiste tarieven en consultonderwerpen toegevoegd worden aan Evry. Doe dit door in de hoofdmenu balk links “stamgegevens ” te selecteren. Ga naar het tabblad “consultonderwerpen”. Kies “Nieuw”.

Controleer dat de beroepsgroep staat op “Leefstijlcoach” of op “diëtetiek”. Laat dit veld als het op een van die twee waarden staat staan waar het op staat.

Dit veld moet namelijk overeenkomen met de beroepsgroep zoals die voor de ingelogde gebruiker. Klopt dit niet, dan staat deze instelling niet juist voor de ingelogde gebruiker. Annuleer dan dit scherm en pas dit eerst aan in de stamgegevens bij het tabblad gebruikers.

Klik hier op de knop “Haal naam en code uit prestatiecodelijst”. Je ziet een lijst met onder andere de volgende GLI prestatiecodes:

8000 Intake
8001 Behandelfase 1 Slimmer
8002 Behandelfase 2 Slimmer
8003 Behandelfase 3 Slimmer
8004 Behandelfase 4 Slimmer
8005 Onderhoudsfase 1 Slimmer
8006 Onderhoudsfase 2 Slimmer
8007 Onderhoudsfase 3 Slimmer
8008 Onderhoudsfase 4 Slimmer
8009 Behandelfase 1 Beweegkuur
8010 Behandelfase 2 Beweegkuur
8011 Behandelfase 3 Beweegkuur
8012 Behandelfase 4 Beweegkuur
8013 Onderhoudsfase 1 Beweegkuur
8014 Onderhoudsfase 2 Beweegkuur
8015 Onderhoudsfase 3 Beweegkuur
8016 Onderhoudsfase 4 Beweegkuur
8017 Behandelfase 1 COOL
8018 Behandelfase 2 COOL
8019 Behandelfase 3 COOL
8020 Behandelfase 4 COOL
8021 Onderhoudsfase 1 COOL
8022 Onderhoudsfase 2 COOL
8023 Onderhoudsfase 3 COOL
8024 Onderhoudsfase 4 COOL

Kies er één die je wilt toevoegen en druk op OK om deze prestatiecode in te voegen in het consultonderwerp. Standaard is de rest van het scherm reeds goed ingevuld met de meest voorkomende waarden. Kies de juiste grootboekrekening (normaal “Omzet consulten – Hoog BTW”). Klik op OK om het consultonderwerp op te slaan. Herhaal dit voor elke code welke je wilt gebruiken.

Tarieven
Wanneer alle consultonderwerpen toegevoegd zijn ga naar het tabblad verzekeraars in de stamgegevens. Klik onderaan op “Synchroniseer de tarieven / voorwaarden”. Mochten er later meer prestatiecodes toegevoegd worden aan Evry, voer deze stap dan opnieuw uit om ook hiervoor de tarieven op te halen.

Artsen
Ga naar het tabblad “Artsen / relaties” en voer alle verwijzende artsen hier in. Doe dit steeds met de knop “Nieuw” om een nieuwe arts toe te voegen. Vul voor een verwijzend arts altijd de persoonlijke AGB code in, dit is belangrijk voor de declaratie. Gebruik niet de praktijk AGB code, maar altijd de persoonlijke. Deze kan via de knop “Zoek AGB code” opgezocht worden via www.agbcode.nl. Nu ben je gereed met alle voorbereidingen.

Stap 1: Cliënten toevoegen
Allereerst dienen de betreffende cliënten toegevoegd te worden. Doe dit door in de hoofdmenu balk links “cliënten” te selecteren en klik op “Nieuwe cliënt”. Vul de gegevens van de cliënt in. Voor het invoeren kun je de COV gebruiken:

Vul eerst enkel de geboortedatum, postcode en huisnummer in
Klik op COV (Vecozo)
Klik “Voer COV op adres uit”. Client niet gevonden? Sommige verzekeraars geven de adresgegevens niet aan Vecozo. Vraag de client dan naar diens BSN, voer deze in bij BSN en klik “Voer COV op BSN uit”
Controleer de naam en voorletters die gevonden zijn goed.
Klik op “Alles overnemen”
Klik op OK

Hiermee zijn de meeste velden nu gevuld. Verplicht is in ieder geval ook de identificatie. Voer de identificatie uit indien mogelijk en kies “Ja geïdentificeerd”. Kies “Nee” indien identificatie nu niet mogelijk is (tot er geïdentificeerd is kan er niet gedeclareerd worden). Kies “Ja vergewist” enkel voor cliënten die al bij de praktijk in behandeling waren voordat de wet BSN in de zorg in ging (2008).

Herhaal dit voor iedere cliënt.

Voor het gebruik van de COV is een geldig Vecozo systeemcertificaat vereist. Deze dient correct geïnstalleerd te zijn volgens de instructies van Vecozo. Om een systeemcertificaat aan te vragen ga naar https://www.vecozo.nl/support/aanvragen-wijzigen/systeem/hoe-vraag-ik-een-systeemcertificaat-aan/

Stap 2: Verwijzing en intake
Bij de cliënt is een tabblad verwijzing. Klik hier op “Nieuw” en vul de verwijzingsgegevens in. Ga vervolgens naar het tabblad consult. Klik hier op “Nieuw consult via agenda” om een afspraak voor het eerste consult in de agenda in te plannen. Versleep de naam van de cliënt links naar een vrije
plek in de agenda. Kies als consultonderwerp “8000 – Intake”. Klik op OK.

Herhaal dit voor iedere cliënt.

Stap 3: Agenda afspraak groepsconsult
Ga in de hoofdmenu balk links naar “agenda”. Dubbelklik op een vrije plek op de datum en tijd van het eerste groepsconsult. Voer de juiste datum en tijd in. Bij aantekening kunnen eventueel de cliëntnamen ingevoerd worden. Het veld “afspraaksoort” is optioneel en kan leeg gelaten worden.

Optioneel zou er ook een afspraaksoort GLI of zelfs een afspraaksoort per GLI programma soort aangemaakt kunnen worden. Doe dit door in de stamgegevens naar het tabblad “Soorten afspraak” te gaan en daar op “Nieuw” te klikken. Er kan dan per afspraaksoort ook een kleur ingesteld worden.

Stap 4: Agenda afspraken vooruit plannen: kopiëren
Klik met de rechter muisknop op de afspraak en kies “kopieer”. Kies een datum om de afspraak naar toe te kopiëren. Op deze manier kan er snel vooruit gepland worden. Herhaal dit zover als je vooruit wilt plannen.

Optioneel is het ook mogelijk in plaats van 1 gemeenschappelijke afspraak voor alle cliënten om per cliënt een apart niet declarabel consult aan te maken. Dit is meer werk, maar heeft als voordeel dat er ook geautomatiseerd herinneringen verstuurd kunnen worden. Voeg dan op dezelfde manier als bij de voorbereiding een extra consultonderwerp toe genaamd “Groepsconsult onderdeel van GLI programma” en zet hiervoor “Consulten met dit onderwerp declareren/factureren” uit door het
vinkje weg te halen.

Stap 5: Declareren kwartaal
Aan het eind van een kwartaal ga bij een cliënt naar het tabblad “consulten”. Kies hier “nieuw”. Selecteer bij consultonderwerpen het soort “GLI kwartaal consult” welke voor die cliënt dit kwartaal gedeclareerd moet worden. Let goed op dat het juiste programma geselecteerd wordt met de juiste fase. Klik op OK.
Het declareren van de kwartalen gaat eigenlijk gelijkvormig aan het intake consult, behalve dat het intake consult direct aan het begin gedeclareerd kon worden terwijl deze fases per kwartaal achteraf worden gedeclareerd.

Stap 6: Versturen declaraties (maandelijks)
Declareren gaat snel en gemakkelijk via de declaratie-wizard. Je vind de wizard in de linker menu balk onder “Financieel”. Wij raden aan om voordat de knop “Declaratie wizard starten” gebruikt wordt allereerst de bulk COV uit te voeren via de knop “Bulk COV scherm (optioneel)” en het controle scherm te gebruiken om fouten vooraf te detecteren (middelste knop). Voor verdere details over het declareren verwijzen we naar de declaratie handleiding. Dit declareren voer je in principe maandelijks uit (mits er die maand iets te declareren is)