Cliënt exporteren van Evry en importeren in Evry
In Evry is er een de mogelijkheid om een cliënt te exporteren. Dit is een handige manier om cliënt gegevens over te dragen aan iemand anders die ook Evry gebruikt.
Hieronder staat beschreven:
Cliënt exporteren uit Evry
Cliënt exporteren uit Evry
In Evry is er een de mogelijkheid om een cliënt te exporteren. Dit is een handige manier om cliënt gegevens over te dragen aan iemand anders die Evry gebruikt.
Let op: De onderstaande gegevens gaan niet (goed) mee.
– Consultonderwerp: Het consultonderwerp van het consult blijft leeg in de Evry waarin je importeert.
– Locaties: Alles wordt gekoppeld aan één locatie waarin je Evry importeert.
– Consulten: Alle consulten komen te staan op “Declareren naar verzekeraar” in de Evry waarin je importeert.
– Niet declareren: Alle consulten staan op “niet declareren”. De helpdesk kan de consulten vanaf een bepaalde datum weer op zetten om deze te kunnen declareren.
– Gekoppeld aan gebruiker: Alle consulten worden gekoppeld aan de ingelogde gebruiker.
– COV: Je dient bij de geïmporteerde cliënten opnieuw een COV check te doen.
Vrije tabbladen meenemen in de export
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van zogenaamde “vrije tabbladen” in het cliëntendossier in Evry, gaan deze tabbladen niet mee in de export. Vrije tabbladen zijn te herkennen aan de knoppen onderaan het tabblad “Koppel als document” en “Wis alle velden”.
Het is mogelijk om de inhoud van het tabblad mee te nemen in de export. Je dient hiervoor bij iedere cliënt die je wenst te exporteren bij ieder vrij tabblad dat moet worden meegenomen op de knop “Koppel als document” te drukken. Evry zal de informatie uit het vrije tabblad opslaan als een document. Dit document kan wel worden meegenomen in de export.
Druk hierna eerst op “OK” om het cliëntendossier te sluiten en de gekoppelde vrije tabbladen bestanden op te staan in het cliëntendossier of doe de combinatie CTRL + “OK” om het dossier op te slaan, en in het wijzigingenscherm te blijven voordat je de export doet!
Export van één cliënt vanuit het cliëntendossier.
– Ga in Evry naar een cliënt.
– Druk op “Wijzig cliënt”, druk op “Wijzig persoonsgegevens”.
– Druk aan de rechterkant op de knop “Export naar XML/HTML”
Nu opent het “Exporteer cliënt scherm”.
Bovenaan kan met – vinkvakjes – worden aangegeven welke gegevens dienen te worden geëxporteerd. Om er zeker van te zijn dat zoveel mogelijk gegevens worden geëxporteerd dien je alle vakjes aangevinkt te laten.
Als het vinkvakje “Documenten van cliënt(en)” is aangevinkt worden alle bestanden die gekoppeld zijn onder het tabblad “Documenten” in het cliëntendossier meegenomen in de export”. Voor een volledige export adviseren wij deze optie aangevinkt te laten. Hierdoor gaan ook de gekoppelde vrije tabbladen uit de vorige stap als document mee.
Als het vinkvakje “Een HTML-bestand aanmaken” is aangevinkt maakt Evry van het gehele cliëntendossier één HTML-bestand. In dit bestand staan alle gegevens van het dossier. Dit bestand wordt gebruikt indien de cliënt zijn hele dossier wenst op te vragen. Voor een export is deze optie niet nodig.
Het vinkvakje “De meldingen tonen na de export” zorgt ervoor dat eventuele foutmeldingen pas na het exporteren worden getoond. Wij adviseren deze optie aangevinkt te laten staan.
Het vinkvakje bij “Exporteren per 100 cliënten” zorgt ervoor dat het aanmaken van de
documenten goed verloopt als er meer dan 100 cliënten te exporteren zijn. Wij
adviseren deze optie aangevinkt te laten staan.
Met de knop “Map en naam voor exportbestand selecteren” dient te worden aangeven waar Evry de geëxporteerde bestanden dient op te slaan. Druk op deze knop om af te wijken van de standaard locatie. Voor EvryOnline gebruikers geldt dat de locatie in elk geval op de Praktijkdata (F:\) moet komen te staan. Geef vervolgens een map en bestandsnaam aan waar de bestanden mogen worden opgeslagen. De bestandsnaam dient te eindigen op .XML
Druk vervolgens op de “OK” knop om de export te starten. Afhankelijk van het aantal gegevens duurt dit enkele seconden tot enkele minuten.
Vervolgens dien je zelf de aangemaakte map(pen) en bestanden van de export over te dragen aan de persoon die de gegevens in zijn Evry wil inlezen.
Export van meerdere cliënten.
– Ga in Evry naar het onderdeel “cliënten”.
– Druk op rechtsboven op “zoek”.
– Je krijgt nu een overzicht van alle cliënten.
– Je kan hier op diverse manieren filteren en vervolgens klikken op “zoek” om het resultaat te zien.
– Als je de gewenste cliënten in het overzicht hebt staan, druk je onderaan op “Exporteer gevonden cliënten’.
– Druk op de knop “XML/HTML (volledig dossier)”
Nu opent het “Exporteer cliënt scherm”.
Bovenaan kan met – vinkvakjes – worden aangegeven welke gegevens dienen te worden geëxporteerd. Om er zeker van te zijn dat zoveel mogelijk gegevens worden geëxporteerd dien je alle vakjes aangevinkt te laten.
Als het vinkvakje “Documenten van cliënt(en)” is aangevinkt worden alle bestanden die gekoppeld zijn onder het tabblad “Documenten” in het cliëntendossier meegenomen in de export”. Voor een volledige export adviseren wij deze optie aangevinkt te laten. Hierdoor gaan ook de gekoppelde vrije tabbladen uit de vorige stap als document mee.
Als het vinkvakje “Een HTML-bestand aanmaken” is aangevinkt maakt Evry van het gehele cliëntendossier één HTML-bestand. In dit bestand staan alle gegevens van het dossier. Dit bestand wordt gebruikt indien de cliënt zijn hele dossier wenst op te vragen. Voor een export is deze optie niet nodig.
Het vinkvakje “De meldingen tonen na de export” zorgt ervoor dat eventuele foutmeldingen pas na het exporteren worden getoond. Wij adviseren deze optie aangevinkt te laten staan.
Het vinkvakje bij “Exporteren per 100 cliënten” zorgt ervoor dat het aanmaken van de
documenten goed verloopt als er meer dan 100 cliënten te exporteren zijn. Wij
adviseren deze optie aangevinkt te laten staan.
Met de knop “Map en naam voor exportbestand selecteren” dient te worden aangeven waar Evry de geëxporteerde bestanden dient op te slaan. Druk op deze knop om af te wijken van de standaard locatie. Voor EvryOnline gebruikers geldt dat de locatie in elk geval op de Praktijkdata (F:\) moet komen te staan. Geef vervolgens een map en bestandsnaam aan waar de bestanden mogen worden opgeslagen. De bestandsnaam dient te eindigen op .XML
Druk vervolgens op de “OK” knop om de export te starten. Afhankelijk van het aantal gegevens duurt dit enkele seconden tot enkele minuten per client.
Vervolgens dien je zelf de aangemaakte map(pen) en bestanden van de export over te dragen aan de persoon die de gegevens in zijn Evry wil inlezen.
Cliënt importeren in Evry
Klik in Evry op “Extra”, “Importeer gegevens”.
Kies linksboven in het keuzelijstje voor “Evry/EvryDiëtist XML-bestand”
Druk op “Bestand selecteren” en blader naar de map waar het .XML bestand van de geëxporteerde cliënt(en) zich bevindt en selecteer het XML bestand.
Druk op “controleer verbinding met database”.
Evry toont nu de cliënt die zich in het bestand bevindt.
Met het vinkvakje “Onbekende artsen toevoegen” worden de artsen van de geselecteerde cliënten die nog niet in Evry staan toegevoegd. Wij adviseren deze optie aan te zetten.
Met het vinkvakje “Zorgtrajecten GDS toevoegen” worden de zorgtrajecten toegevoegd van de client. Dit is belangrijk als een client onder behandeling zit en de huidige behandeling loopt door. Anderzijds dien je een nieuwe intake en nieuw zorgtraject te starten.
Met het vinkvakje “consulten/artikelen toevoegen” worden de consulten en artikelen toegevoegd bij de geselecteerde cliënten. Let op: de consultonderwerpen worden niet toegevoegd. Je ziet dus wel bij de cliënt de datum en tijden van de consulten, maar niet het consultonderwerp. Wij adviseren deze optie aan te zetten.
Indien je het vakje “inlezen in administratie” hebt, dien je aan te geven bij welke administratie je de geselecteerde cliënten wil inlezen.
Druk vervolgens op “Start import” om de cliënten in te lezen.
Zodra het inlezen is voltooid dient Evry opnieuw te worden opgestart.
Let op: de cliënt worden gekoppeld aan de gebruiker welke de import doet.
Als je het XML bestand inleest en je wil dat de gekoppelde bestanden van de cliënten ook worden ingelezen, dienen deze in de map “cliëntbestanden” te staan onder het juiste cliëntnummer. Wanneer je alleen een los XML bestand hebt om in te lezen worden eventuele gekoppelde bestanden niet ingelezen.